Términos y Condiciones de uso

1. Aceptación y definiciones

Estos Términos y Condiciones regulan el uso de NexoRH, la plataforma de recursos humanos disponible en nexorh.cloud y en su aplicación instalable. Al registrar una empresa, crear una cuenta o usar el servicio, aceptas estos términos. Si no estás de acuerdo, no utilices NexoRH.

Quien registra la empresa declara que es mayor de edad y que tiene facultades para obligar a esa empresa. La aceptación electrónica tiene la misma validez que una firma en papel.

En estos términos:

• NexoRH es el titular y operador del servicio, con sede en Honduras. Sus datos de registro se agregarán a estos términos cuando se constituya formalmente.
• Cliente es la empresa u organización que registra un espacio de trabajo en NexoRH y contrata el servicio.
• Propietario es la persona que registró la empresa, o quien la reciba por traspaso. Representa al Cliente ante NexoRH.
• Usuario es toda persona con una cuenta dentro del espacio del Cliente: administradores, Recursos Humanos, jefes, finanzas, auditores y empleados.
• Colaborador es cada empleado del Cliente cuyos datos se registran en NexoRH, tenga o no una cuenta.
• Candidato es la persona que postula a una vacante del Cliente mediante el portal público de empleos.
• Datos del Cliente es toda la información que el Cliente y sus Usuarios cargan o generan en NexoRH: expedientes, planillas, asistencia, documentos, mensajes y candidaturas.

Estos términos obligan al Cliente. Cada Usuario, al entrar a la plataforma, se compromete además a respetar las reglas de uso de la sección 7.

2. El servicio

NexoRH es un software en la nube, por suscripción, para administrar los recursos humanos de empresas que operan en Honduras. Cada Cliente trabaja en un espacio aislado: sus Usuarios no ven datos de otras empresas.

El servicio incluye, entre otros, estos módulos:

• Expedientes de empleados, documentos privados y carnet laboral con código QR verificable.
• Solicitudes de permisos, vacaciones e incapacidades, con flujo de aprobación.
• Control de asistencia con marcación desde el teléfono y área permitida (geocerca).
• Planillas con plantilla de Honduras, boletas de pago, adelantos de sueldo y acciones de personal.
• Constancias de trabajo, avisos a la empresa, chat interno, tareas y calendario.
• Reclutamiento con portal público de vacantes.
• Reportes, bitácora de auditoría y portal del empleado.

NexoRH puede mejorar, cambiar o retirar funciones. Si retira una función esencial que el Cliente esté pagando, avisará con al menos 30 días de anticipación.

NexoRH es una herramienta de gestión. No presta asesoría legal, laboral, contable ni tributaria, y no realiza pagos ni transferencias de dinero a nombre del Cliente.

Las herramientas gratuitas de Nexo Tools, como el generador de QR, se rigen por sus propios avisos.

3. Cuentas y accesos

El Cliente decide quién entra a su espacio y con qué rol, y responde por lo que se haga con esas cuentas. El registro público existe solo para crear empresas; las cuentas de administradores y empleados las crea el propio Cliente desde la plataforma.

El Cliente se compromete a:

1. Asignar a cada Usuario solo el rol y los permisos que necesita para su trabajo.
2. Desactivar de inmediato las cuentas de personas que ya no trabajan con él o que no deben seguir entrando.
3. Mantener correctos los correos de sus Usuarios, porque por ahí llegan accesos, boletas y avisos.
4. Verificar que los datos que carga (salarios, fechas de ingreso, identidades, cuentas bancarias) sean exactos.

Cada cuenta es personal. El Usuario no debe compartir su contraseña ni dejar su sesión abierta en equipos de terceros.

Toda empresa tiene un Propietario. No se le puede desactivar ni retirar el rol; solo cambia mediante el traspaso de propiedad dentro de la app, que exige confirmar la contraseña.

Si un Usuario sospecha que alguien entró a su cuenta sin permiso, debe cambiar su contraseña y avisar a NexoRH en contacto@nexorh.cloud lo antes posible.

4. Prueba, precio y pagos

Cada empresa nueva tiene 14 días de prueba gratuita, con todos los módulos y sin tarjeta. Al terminar la prueba sin una suscripción activa, el acceso queda restringido; los datos se conservan según la sección 11.

La tarifa es mensual y depende del número de Colaboradores activos del Cliente. Se aplica la tarifa publicada en nexorh.cloud al momento de contratar o la acordada por escrito, como ocurre con empresas de más de 100 empleados. Los precios se expresan en lempiras y se les suma el ISV cuando corresponda.

• Activación: la suscripción se activa de común acuerdo con NexoRH, una vez recibido el primer pago.
• Forma de pago: por mes adelantado, mediante transferencia o depósito a las cuentas que indique NexoRH. NexoRH entrega un comprobante de cada pago recibido.
• Cambios de tarifa por crecimiento: si el Cliente registra más Colaboradores activos, la tarifa del mes siguiente se ajusta a la nueva cantidad. Contratar más personal nunca bloquea el sistema.
• Atraso: si un pago tiene más de 15 días de vencido, NexoRH puede restringir el acceso previo aviso por correo. El acceso vuelve al recibir el pago, sin pérdida de datos.
• Cambios de precio: NexoRH avisará con al menos 30 días de anticipación; el nuevo precio rige desde el siguiente período.
• Reembolsos: los meses iniciados no se reembolsan. Si el Cliente cancela, conserva el acceso hasta el final del período pagado.

5. Planillas, cálculos y documentos

NexoRH calcula; el Cliente revisa, aprueba y paga. Los resultados de planilla dependen de los datos y reglas que el Cliente configura, y ninguna planilla se aplica sin su aprobación.

NexoRH ofrece una plantilla de Honduras con las deducciones legales (IHSS, RAP, ISR y otras) y sus techos y tablas. Cuando cambia una norma, NexoRH actualizará la plantilla en un plazo razonable desde su publicación oficial, y la versión aplicada queda registrada en cada cálculo.

Corresponde al Cliente:

• Revisar cada planilla antes de enviarla a autorización y antes de pagarla.
• Confirmar que las reglas, salarios, horarios y feriados configurados están al día.
• Pagar a sus Colaboradores y declarar y pagar ante el IHSS, el RAP, el SAR y demás instituciones.
• Responder ante sus Colaboradores y ante las autoridades por las decisiones laborales que tome.

Las boletas, constancias, acciones de personal y carnets que genera la app se emiten a nombre del Cliente, que responde por su contenido. La verificación pública del carnet por QR muestra solo datos laborales mínimos y nunca el salario, la identidad, el teléfono, la dirección ni los datos bancarios.

Si el Cliente detecta un error de cálculo atribuible al sistema, debe reportarlo por los canales de soporte. NexoRH lo corregirá con prioridad.

6. Datos personales y confidencialidad

Los Datos del Cliente pertenecen al Cliente. NexoRH los trata solo para prestar el servicio y por instrucción del Cliente; no los vende, no los usa para publicidad y no los comparte fuera de lo que indica esta sección.

Responsabilidad del Cliente. El Cliente decide qué datos registra y para qué. Debe informar a sus Colaboradores y contar con su autorización cuando la ley lo exija, en especial para:

• La ubicación del teléfono al marcar asistencia. Se toma una lectura en cada marcación y se guarda con ella; NexoRH no rastrea la ubicación de forma continua.
• Datos de salud, como las incapacidades y sus constancias médicas.
• Fotografías, números de identidad y cuentas bancarias.
• Las hojas de vida de Candidatos. El portal de empleos pide al Candidato su autorización a nombre del Cliente y solo para ese proceso de selección.

Datos que usa NexoRH. NexoRH trata por cuenta propia los datos de las cuentas (nombre, correo, rol) y los datos de uso (último acceso, días y secciones utilizadas). Los usa para operar, facturar, dar soporte, proteger y mejorar el servicio.

Acceso del personal de NexoRH. La consola de administración de NexoRH no muestra expedientes, planillas ni documentos de los Clientes. El personal de NexoRH solo accede a Datos del Cliente cuando el Cliente lo solicita para un caso de soporte, por seguridad o por obligación legal, y bajo deber de confidencialidad.

Seguridad. Cada empresa está aislada a nivel de base de datos. Los archivos se guardan en almacenamiento privado y se abren con enlaces temporales. Las conexiones van cifradas y las acciones sensibles quedan en una bitácora de auditoría. Ningún sistema es invulnerable; si NexoRH confirma un incidente que afecte Datos del Cliente, avisará al Propietario dentro de 72 horas con la información disponible.

Proveedores. NexoRH usa estos proveedores para prestar el servicio, con lo que los datos se alojan fuera de Honduras. El Cliente autoriza esa transferencia:

NexoRH puede cambiar de proveedor manteniendo un nivel de protección equivalente, y actualizará esta lista.

Derechos de las personas. Si un Colaborador o Candidato pide acceder, corregir o eliminar sus datos, debe dirigirse al Cliente. NexoRH ayudará al Cliente a atender esa solicitud.

Confidencialidad. Cada parte guardará reserva sobre la información no pública que reciba de la otra, durante la relación y después de terminada.

7. Uso aceptable

NexoRH debe usarse solo para gestionar los recursos humanos del Cliente, de forma lícita y respetando a las personas cuyos datos contiene.

No está permitido:

• Intentar acceder a datos de otra empresa, de otro Usuario o de funciones para las que no se tiene permiso.
• Probar vulnerabilidades, saltarse controles de seguridad o sobrecargar el servicio sin autorización escrita de NexoRH.
• Copiar, descompilar o extraer el código o la base de datos, o usar robots para descargar información de forma masiva.
• Revender, alquilar o dar acceso al servicio a terceros ajenos al Cliente.
• Cargar archivos con virus, contenido ilícito o documentos que el Cliente no tenga derecho a usar.
• Publicar vacantes discriminatorias o usar el chat, los avisos o las tareas para acosar o amenazar a alguien.
• Usar los datos de Colaboradores o Candidatos para fines distintos de la relación laboral o el proceso de selección.

Si NexoRH detecta un uso prohibido, puede bloquear la cuenta involucrada de inmediato para proteger el servicio, y avisará al Propietario.

8. Propiedad intelectual

NexoRH conserva la propiedad del software, su diseño, la marca NexoRH, las plantillas y la documentación. El Cliente recibe, mientras su suscripción esté vigente, una licencia no exclusiva e intransferible para usar el servicio con sus Usuarios.

El Cliente conserva la propiedad de los Datos del Cliente, incluidos su logotipo y los diseños de carnet que configure. Autoriza a NexoRH a usarlos solo en la medida necesaria para prestar el servicio.

NexoRH puede elaborar estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso de la plataforma, que no identifiquen al Cliente ni a ninguna persona.

Si el Cliente envía sugerencias de mejora, NexoRH puede aplicarlas libremente sin obligación de pago.

9. Disponibilidad, respaldos y soporte

NexoRH busca que el servicio esté disponible todos los días, a toda hora, pero no garantiza que funcione sin interrupciones ni errores. Las caídas de proveedores, de internet o del dispositivo del Usuario están fuera de su control.

• Mantenimiento: los trabajos programados se harán preferiblemente fuera del horario laboral y, cuando sea posible, con aviso previo.
• Respaldos: la base de datos se respalda automáticamente cada día. Esos respaldos sirven para recuperar la plataforma ante una falla grave, no para restaurar registros sueltos a pedido. Se recomienda al Cliente descargar periódicamente sus reportes.
• Requisitos: el Cliente pone la conexión a internet y dispositivos con un navegador actualizado. Para marcar asistencia, el teléfono debe tener la ubicación activada.
• Soporte: se atiende por el Centro de Ayuda en soporte.nexorh.cloud y en contacto@nexorh.cloud, en días hábiles de Honduras. NexoRH procurará dar una primera respuesta en un día hábil.

El soporte cubre el uso y el funcionamiento de la plataforma. No incluye asesoría legal ni la carga de datos por cuenta del Cliente, salvo acuerdo aparte.

10. Limitación de responsabilidad

La responsabilidad total de NexoRH frente al Cliente, por cualquier causa, no excederá lo que el Cliente haya pagado por el servicio en los 12 meses anteriores al hecho que origina el reclamo.

NexoRH no responde por:

• Lucro cesante, pérdida de negocios o daños indirectos.
• Multas, recargos o reclamos laborales derivados de planillas o decisiones que el Cliente aprobó sin revisar.
• Errores causados por datos incorrectos o incompletos cargados por el Cliente.
• Lo que hagan los Usuarios con credenciales válidas, o terceros que las obtengan por descuido del Usuario.
• Interrupciones por causas de fuerza mayor, fallas de internet, cortes de energía o fallas generales de proveedores.

Estos límites no aplican cuando haya dolo o culpa grave de NexoRH, ni en los casos en que la ley no permita limitar la responsabilidad.

El Cliente responderá frente a NexoRH por los reclamos de terceros que resulten de haber tratado datos sin autorización o de incumplir estos términos.

11. Suspensión, terminación y devolución de datos

El Cliente puede cancelar en cualquier momento con un correo del Propietario a contacto@nexorh.cloud. La cancelación surte efecto al final del período ya pagado.

NexoRH puede suspender o terminar el servicio si el Cliente incumple estos términos de forma grave, por ejemplo por uso prohibido o por más de 30 días de atraso en el pago. Avisará antes por correo, salvo que el riesgo para la seguridad exija actuar de inmediato. NexoRH también puede dejar de prestar el servicio sin causa, avisando con 60 días de anticipación y devolviendo lo pagado por períodos no usados.

Una suspensión restringe el acceso, pero no borra datos.

Cuando la suscripción termina, o la prueba vence sin contratar:

1. Durante 60 días los datos se conservan intactos. El Propietario puede pedir una exportación de sus datos principales en formatos de uso común (CSV y PDF) y de sus archivos.
2. Si el Cliente reactiva la suscripción en ese plazo, recupera su espacio tal como lo dejó.
3. Pasados los 60 días, NexoRH elimina los Datos del Cliente de sus sistemas activos. Las copias en respaldos desaparecen con la rotación normal de estos.

NexoRH puede conservar la información que la ley le obligue a guardar, como sus registros de facturación.

12. Cambios, ley aplicable y contacto

Cambios a estos términos. NexoRH avisará de cualquier cambio con al menos 15 días de anticipación, por correo al Propietario y dentro de la app. Si el cambio es importante, se pedirá aceptarlo de nuevo al entrar. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar sin penalidad antes de que entre en vigor.

Ley y controversias. Estos términos se rigen por las leyes de la República de Honduras. Ante un desacuerdo, las partes intentarán resolverlo directamente durante 30 días. Si no lo logran, se someterán a los tribunales competentes de Tegucigalpa, M.D.C.

Disposiciones generales.

• Los avisos entre las partes se hacen por correo: al del Propietario registrado en la app y a contacto@nexorh.cloud.
• Si el Cliente firma un contrato escrito con NexoRH, ese contrato prevalece en lo que regule de forma distinta.
• Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes.
• Que una parte no exija un derecho en un momento dado no significa que renuncie a él.
• El Cliente no puede ceder su suscripción sin autorización de NexoRH. NexoRH puede cederla a la sociedad que se constituya para operar el servicio, o en caso de fusión o venta del negocio, avisando al Cliente.

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